Redução de custos e readequação de verba: Como a área de facilites pode ser a chave para o sucesso de uma empresa

Se, nos últimos anos, as empresas já haviam colocado emprática a cultura da otimização de recursos, corte de custos e racionalizaçãode processos internos, a pandemia trouxe ainda mais desafios para quem atua naárea de gestão de facilites.  Com umtombo histórico de 4% no PIB do País, registrado em 2020, se comparado com oano anterior, segundo dados do Monitor do PIB, divulgados no início defevereiro deste ano, o Brasil segue com as oscilações econômicas. Por um lado,as empresas são afetadas, mas, por outro, também existem oportunidades quepodem ser aproveitadas mesmo durante a crise.

Para Diego França, que é Facilites Management da MDS Brasil, uma das principaiscorretoras do País no segmento de seguros, resseguros, gestão de benefícios econsultoria de riscos, o ano passado fechou com resultados positivos. Em meio àcrise sanitária de COVID-19, o executivo pôde atuar na expansão de filiais emBelo Horizonte (MG), Porto Alegre (RS) e uma enorme expansão na matriz, em SãoPaulo. "Seguir um plano de expansão em um momento delicado para o País, é muitogratificante. Mesmo com todas as questões impostas pela quarentena, nosso modode operar foi adaptado, passei a conversar com a minha equipe quinzenalmente enós fizemos um excelente trabalho. Mas foi preciso ter uma visão mais ampla eestratégica para tomar as melhores decisões e saber enfrentar as adversidades”,afirma o executivo.

França trabalha na MDS Brasil há quatro anos e foiresponsável por abrir uma média de uma filial e meia por ano. Sua trajetória desucesso já somou um reconhecimento que vai além do financeiro. Durante estesanos, o profissional já foi responsável por atuar na abertura de 6 filiais, emvários estados do Brasil, além de se orgulhar de ter economizado meio milhão dereais nos seis primeiros meses de trabalho na empresa. Para ele, o segredo foicoordenar tanto as pessoas quanto os processos de maneira integrada e combastante empenho.

"Quando fui contratado, eu disse que iria estruturar odepartamento em seis meses, prometi que se não tivesse êxito, eu mesmo medemitiria. Atualmente, quando olho para trás, eu me sinto ainda mais confiantepara trilhar o hoje, sabendo que os meus atos vão impactar no futuro da empresae de todos aqueles que trabalham comigo. Hoje eu vejo a importância da área defacilites ter uma gestão estratégica e estruturada na MDS Brasil. Seguindodessa forma, sempre focado em melhorar e otimizar o trabalho, é possívelenxergar um futuro bastante promissor”, afirma o executivo.

Se o trabalho de facilities envolve a coordenação dosrecursos internos da empresa, a MDS Brasil foi capaz de estruturar o complianceda companhia para criar uma cultura de eliminar os desperdícios. Durante apandemia, a empresa seguiu seu plano de expansão, levando em conta todos osprotocolos de saúde. Foi feita uma readequação de layouts de trabalho, treinamentointerno para otimização do uso de insumos e EPIs. No final de 2020, o resultadoda conclusão, mais a comemoração de não ter registrado o contágio da doençaentre os envolvidos neste plano. Cuidar dos colaboradores e parceiros é levarconsigo a missão da empresa.

"O segredo para ser um bom líder nesta área é pensar emtudo. Se vamos abrir uma filial, eu passo um tempo estudando os pontos delocação, o comércio que abastece a região, dados demográficos da cidade,mobilidade urbana, segurança, além de estudar sobre o comportamento de quemmora nas proximidades[UC1] . Desta forma euconsigo garantir o bem-estar físico e emocional de quem irá trabalhar conosco,para que recebam da melhor forma possível os nossos clientes”, conta Ribeiro.

Hoje a área de facilites precisa pensar no dia a dia docliente e missão dos nossos executivos é desenvolver planos estratégicos pararedução de custo sem afetar a qualidade do serviço ou produto. Além da reduçãoe otimização de custos, a empresa precisa levar em consideração o bem-estar detodos, pensando também em poupar os recursos do meio ambiente. O chamado cortede custos seguiu em forte ascensão por conta da pandemia, mas deve ser avaliadocom inteligência para não afetar o desempenho dos produtos e serviços criados.

 

Economia de R$ 3 milhões em apenas quatro anos

Inicialmente, o departamento de facilities não seguia amesma estrutura que se encontra hoje. Faltava um olhar mais estratégico de umgestor para a otimização das prioridades e uma melhor condução do budget.  Com a chegada de Diego, foi possível geriruma verba anual de R$ 12 milhões. estruturação contemplou supply, administração, contratos,expedição, viagens, recepção, frota, limpeza, novas filiais e obras. Seu olharestratégico e com foco nos detalhes, já somou uma economia de R$ 3 milhões paraa MDS Brasil e pôde mostrar para a diretoria que é possível reduzir custos, semafetar diretamente na qualidade do trabalho.

Com maisde 25 profissionais diretos, quando ele se deu conta de que a expansão seriagrande, partiu para identificar gaps nos processos internos e seguir comsugestões para a implementação de melhorias. Ele identificou que ter váriosfornecedores diferentes, demandava mais tempo e organização. Para resolver esteproblema, buscou outras opções de fornecedores no mercado, que pudessemacompanhar o crescimento da MDS no Brasil. Depois de fazer todos os ajustesnecessários, o executivo partiu para a ação.

O executivo começou sua carreira como militar reservistae conta que aprendeu a ter foco nos objetivos e estar a serviço dos outros."Foi importante ter essa base para a carreira que estou trilhando na MDS Brasilhoje, em uma das áreas mais promissoras da empresa. Durante este período, eupude acompanhar a obra de cada uma das nossas filiais, pensando em oferecerpara os nossos clientes e funcionários, um espaço limpo, bonito, aconchegante eque transmita a sensação de cuidado com o próximo”, conta.

"Eu me sinto como um soldado que não foge da luta. Vivoum dia de cada vez, sempre dando o meu melhor e sem olhar para o passado parame vangloriar do que já foi feito. Acredito que essa atitude é fundamental parao meu sucesso dentro da MDS Brasil. Quando eu paro para pensar em tudo que jávivi aqui, eu tenho um enorme sentimento de gratidão por ter essa oportunidadede mostrar um trabalho bem feito", avalia Diego.

O executivo conta que já pensou em desenvolver um projetode facilites para os clientes da MDS Brasil e estruturar uma nova frente detrabalho. Ele acredita que a empresa pode ter sido um grande case de sucesso esonha com novas possibilidades que possam trazer mais receita e otimizem otrabalho dos clientes. "Quem sabe, com toda a minha expertise, eu possa treinaroutros profissionais a organizarem este departamento tão importante dentro desuas empresas”, finaliza.

 

Facilities e a prevenção de sinistros

 As construções, obras e manutenções fazem parte dastarefas do dia a dia de um profissional da área de facilities. O olhar atentopara os detalhes, o cuidado com profissionais, insumos, adversidades do clima epossíveis acidentes são riscos que podem afetar o andamento da equipe,impactando diretamente nos custos finais e, principalmente, no tempo daentrega.

"Já imaginou se algum operário atinge a tubulação de gásde um apartamento, impactando a vida de outros moradores? Ou se, porventura, háum dano em algum eletrodoméstico como geladeira, televisão ou ar-condicionado?É nesse ponto que o meu trabalho se cruza com a função de alguns segurosdisponibilizados pela própria MDS Brasil”, destaca Diego. RC Obras e Riscos de Engenharia, por exemplo, oferecem coberturasvariadas — como responsabilidade civil, incêndio, danos elétricos e explosões,entre outras — e são imprescindíveis para dar respaldo às equipes de trabalho egarantir o sucesso na entrega final. Além disso, fazendo um cálculoproporcional, os custos de contratação chegam a 1% do custo total da obra oureforma, ficando por volta de 0,02% a 0,03%.

 

Facilitiese a Gestão de Risco:

Hoje, o Brasil é considerado o quarto país com maisacidentes laborais no mundo, segundo estudo feito pela OrganizaçãoInternacional do Trabalho (OIT). Sabendo disso, é possível entender o quãocrucial é investir no gerenciamento de riscos em todas as etapas do trabalho, inclusive nos riscos[UC2]  ocupacionais para prevenir e reduzir taisocorrências.

Importante lembrar que o Gerenciamento de RiscosOcupacionais - GRO, da NormaRegulamentadora (NR) 1 (PortariaSEPRT/ME Nº 6.730, de 09 de março de 2020), que deve constituir-se em umPrograma de Gerenciamento de Riscos – PGR, será obrigatório a partir do dia 02de agosto de 2021 (Portaria SEPRT/ME Nº 1.295, de 02 de fevereiro de 2021).

As exigências para aelaboração e implementação do PGR, que será constituído, minimamente, porInventário de Riscos e Plano de Ação, envolvem um diagnóstico do status atualda empresa em relação à Segurança e Saúde no Trabalho (SST) nos aspectoscontemplados na NR 1-GRO. Em resumo, o PGR deve conter etapas para gerenciamentodos riscos como:

• Evitar os riscos ocupacionais;
• Identificar os perigos e possíveis lesões/agravos àsaúde;
• Avaliar os riscos de acordo com o nível;
• Classificar os riscos e determinar as medidas deprevenção;
• Implementar as medidas de acordo com a ordem deprioridade estabelecida;
• Acompanhar o controle de riscos.

Por se tratar de umprograma tão abrangente, o PGR precisa estar completamente integrado com as demaisações e documentos previstos na legislação de Segurança e Saúde do Trabalho,possibilitando, assim, a obtenção dos resultados esperados.[UC3] 

Gerenciar riscos é parte integrante do cotidiano de Facilities,porém, este é também um serviço altamente especializado cujo desempenho estáintimamente ligado a experiência e tecnologia de ponta. A RCG – RiskConsulting Group, que pertence ao Grupo MDS, oferece serviços dessanatureza para segmentos da indústria com equipe técnica multidisciplinar comcertificações internacionais e composta por engenheiros de segurança dotrabalho, químicos, civis[UC4] , mecânicos,eletricistas, técnicos de segurança do trabalho e especialistas em logística etransportes.

 Entre os serviços daRCG Herco está o Enterprise Risk Management: um processo amplo que envolve omapeamento de ameaças, plano de resposta a emergências e gestão de crises,segurança em instalações e serviços em eletricidade, treinamentos, análise deconfiabilidade humana, gestão de riscos ambientais, gestão de riscos emlogística e[UC5]  transportes,inspeção de riscos para fins de seguros e muito mais. "Ter esse tipo decapacidade técnica na gênese da MDS fez toda a diferença na estruturação daárea de Facilities. Em poucas palavras, pode-se dizer que a capacidade de entendercada cenário, traçar um plano de controle de perdas e gerir riscos faz parte donosso DNA”, finaliza o executivo.